Zusammenfassung
In Excel 2013 gibt es das erste Mal eine Möglichkeit, Tabellen miteinander zu vergleichen. Sie können aus dem Windows-Startmenü das Zusatzprogramm "Spreadsheet Compare 2013" verwenden. Um direkt aus Excel Arbeitsmappen zu vergleichen, benötigen Sie das Add-In "Inquire". Dieses Add-In steht in Office 2013 Professional Plus und in Office 365 ProPlus zur Verfügung
Details
Aktivieren Sie zuerst das kostenlose Microsoft Add-In "Inquire" aus dem COM-Add-Ins. Alternativ können Sie das Add-In auch aus dem Windows-Startmenü starten, dort heißt es "Spreadsheet Compare 2013".
Im Folgenden beschreibe ich den Weg über das COM-Add-In, das sich direkt als Register in Excel einbindet.
Die beiden zu vergleichen Arbeitsmappen müssen beide geöffnet sein. Wählen Sie anschließend "Inquire | Vergleichen | Dateien vergleichen".
Hinweis: Unabhängig von der Sprache Ihres Office-Paketes, ist das Add-In "Inquire" in Englisch.
Die aktuell geöffnete Datei, in der Sie gerade sind, wird unter "Vergleichen" angezeigt. Klappen Sie bei "Mit" die Auswahlliste auf, um aus den geöffneten Dateien die Arbeitsmappe zu wählen, mit der verglichen werden soll. Mit der Schaltfläche "Dateien
vertauschen" können Sie die Reihenfolge der beiden Dateien noch umdrehen. Klicken Sie auf "Vergleichen", um den Vergleich zu starten.
Es öffnet sich ein neues Fenster mit dem Fenstertitel "Spreadsheet Compare - File 1 <name> - File 2 <name>", in dem das Ergebnis des Vergleichs angezeigt wird.
- Arbeitsmappen, die verglichen werden
Sie sehen die beiden Arbeitsmappen, die verglichen wurden. Es ist möglich, zwischen den Blättern zu wechseln und zu rollen. - Vergleichsoptionen
Entscheiden Sie, was verglichen werden soll. Sie können beispielsweise den Vergleich einschränken auf eingegebene und berechnete Werte sowie die Struktur der Tabelle - dann werden Zahlen, Werte und gelöschte bzw. eingefügte Spalten oder Zeilen angezeigt, aber keine veränderten Formatierungen. - Übersicht über die Unterschiede
In Tabellenform sehen Sie hier alle Änderungen. Von links nach rechts wird zuerst der Name des Tabellenblattes (Sheet) gezeigt, dann der Zellenname (Cell) sowie der Wert der ersten Vergleichsdatei (Value 1) und der zweiten Vergleichsdatei (Value 2). Die letzte Spalte beschreibt die Veränderung (Change Description). - Grafische Darstellung
Eine grafische Darstellung der Anzahl der verschiedenen Änderungen.
In meinem Beispiel wird als Unterschied sofort angezeigt, dass in Arbeitsmappe "Vergleich_2.xlsx" eine Zeile eingefügt wurde (Added Row 5).
Tipp: Wenn Sie auch die neu eingetragenen Werte in hinzugefügten Spalten oder Zeilen wollen, klicken Sie im Spreadsheet-Compare-Fenster auf "Options" und aktivieren Sie "Process cell contens in inserted rows/columns".
In Zelle E1 wurde der Eintrag von "Summe" auf "Summe 1. Quartal" geändert und die Summen in der Zeile 9 haben sich wegen der eingefügten Zeile erhöht. Unspezifisch werden die Formatänderungen gezeigt - alle Formate der Zelle werden gegeneinander verglichen,
so dass nicht auf Anhieb eine Änderung zu erkennen ist. Der Befehl "Show Details" oder ein Doppelklick in einer Zeile mit "CellFormattingChanged" öffnet einen weiteren Editor, der einen genaueren Vergleich bietet.
Rot unterlegt wird die ursprüngliche Formatierung für das Zahlenformat (in diesem Fall: keine Formatierung, weil es "Standard" war); gelb unterlegt zeigt die neu gewählte Formatierung.
Um auch direkt im oberen Teil in der Vorschau auf die beiden Arbeitsmappen die Formate zu sehen, aktivieren Sie "Show Workbook Formatting". Es werden allerdings nicht alle Formate realistisch gezeigt, Zellausrichtungen wie zentriert werden u. U. nicht
richtig dargestellt.
In Tabellen mit sehr vielen Berechnungen kann es hilfreich sein, statt der Ergebnisse die Formeldarstellung zu sehen. Sie erreichen das mit "Show Formulas".
Die Unterschiede können mit dem Befehl "Export Results" in eine Excel-Tabelle übertragen werden bzw. mit "Copy Results to Clipboard" in die Zwischenablage.
Um bei passwortgeschützten Arbeitsmappen nicht jedes Mal erneut das Kennwort eingeben zu müssen, wenn Sie einen erneuten Vergleich, können Sie die Kennworte im
Password-Manager hinterlegen.