Добавление защиты с использованием IRM в документ и пометка частей, в которых изменения разрешены

Технический уровень : Базовый

Краткое содержание
Использование штатных средств защиты документов
Подробности

26 января 2016 года

Порядок действий для снятия защиты, в связи с прекращением работы бесплатной Службы IRM:

1. С электронного адреса который использовался для защиты документов, пишем Сообщение на английском языке по электронному адресу rms-team@microsoft.com, с просьбой снятия защиты с файлов.

2. Ждём ответного Сообщения с этого адреса, по получении которого,  ничего не изменяя отвечаем на него одним словом "accept";

3. В ответе на полученное третье Сообщение, вставляем пять защищённых файла и вновь отправляем.

Ждём файлы со снятой защитой.

Файлы со снятой защитой пришли!!!

Для Пользователей корпоративной подписки Office 365, бесплатная Служба RMS (IRM) заработала, Работа с документами не изменилась.

Добавление защиты с использованием RMS  (IRM) в документ и пометка частей, в которых изменения разрешены

  1. На вкладке "Рецензирование" в группе "Защита" выберите команду "Ограничить редактирование":

       2. В области "Ограничения на редактирование" установите флажок "Разрешить только указанный способ редактирования документа" в раскрываемом меню выберите "Только чтение":

    3. Укажите части документа, в которых будут разрешены изменения.

Например, в данном руководстве, выделенный блок текста разрешённый для редактирования имеет соответствующие знаки "[" - начало блока и "]" - конец блока для выбранных далее Группы или Пользователи которым и будет разрешено редактировать выделенную часть:

Совет.  Чтобы выбрать за один раз более одной части документа, выберите нужную часть, а затем при нажатой клавише CTRL выберите остальные.

4.      В области "Исключения" выполните одно из следующих действий.

  •  Чтобы разрешить любому пользователю, открывшему документ, изменять выбранные части, в списке "Группы" установите флажок "Все".
  • Чтобы разрешить только персональное редактирование выбранных частей, выберите пункт "Другие пользователи":

а затем введите адреса электронной почты учётной записи Office 365:

 

Включите свой электронный адрес Учётной записи Office 365, чтобы иметь возможность изменять эту часть документа. Разделите имена точкой с запятой.

Важно.  Для защиты документа с использованием IRM, необходимо ввести для имён пользователей адреса электронной почты @onmicrosoft.com Учётной записи Office 365, а не учётные записи пользователей ОС Microsoft Windows. Только в этом случае, будет работать проверка прав по Учётным записям Office 365 с использованием бесплатной службы  RMS (IRM).

  • Нажмите кнопку "ОК" и затем установите флажок рядом с именем каждого пользователя, которому разрешается изменять выбранную часть.

 Примечание.    При выборе нескольких пользователей их имена добавляются в качестве элементов в поле "Группы", так что впоследствии их можно быстро выбрать снова.

     5. По окончании выбора и настройки разрешений для выбранной группы или Пользователей, нажмите кнопку "Да, включить защиту" и в раскрывшемся окне, выберите Проверка подлинности пользователя и нажмите "ОК":

Таким образом, Пользователи, смогут открыть документ если у них имеется учётная запись onmicrosoft.com, и редактировать предназначенную им часть документа только в том случае, если они внесены в список Исключения\Пользователи которым разрешено редактировать предназначенную им часть документа.

Эту особенность использования RMS (IRM) для защиты документов, можно использовать в небольшой компании, настроив каждое рабочее место сотрудников, на использование единой Учётной записи Office365 Автора (Руководителя компании) документа, и закрыв доступ к изменению настроек безопасности установленного пакета Office, любой созданный документ, можно будет открыть и работать с ним, только на этих настроенных рабочих местах. При попытке открытия файла на другом компьютере, будет выдаваться оповещение для Автора документа, на отправку запроса разрешения доступа к этому документу. Таким образом, Автор, будет знать кто, как и где использует документы компании.

См. также

Защита документа

Подготовительные шаги к использованию IRM

Планирование управления правами на доступ к данным в Office 2010

Спасибо

Полезная заметка

 
 

Сведения о статье форума


Последнее обновление 14 октября, 2020 Просмотры 754 Относится к: